Segnalazioni Anomalie Whistleblowing Gruppo Assicurativo Poste Vita.

I dipendenti della Società e chiunque abbia rapporti con la stessa (ad es. clienti, fornitori, azionisti, collaboratori, consulenti, tirocinanti, ecc...)

No, il sistema non consente l’invio di segnalazioni anonime. Ciascuna Società del Gruppo Poste Italiane garantisce la riservatezza e sicurezza nella protezione dei dati personali e nel trattamento delle informazioni attraverso l’adozione di protocolli sicuri e l’utilizzo di strumenti di crittografia per i contenuti delle segnalazioni e degli eventuali allegati.

Il segnalante può accedere al portale in qualsiasi momento successivo all’invio per consultare lo stato di lavorazione della segnalazione.

Ciascuna Società del Gruppo Poste Italiane garantisce che l’identità del Segnalante non possa essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della Segnalazione sono tenuti a tutelarne la riservatezza. Inoltre, la riservatezza e sicurezza nella protezione dei dati personali e dell’identità del segnalante è garantita da una funzionalità di crypting dei dati rilasciati dai segnalanti.

No. Per rivelare l’identità del segnalante occorre sempre il suo consenso, fatta eccezione dei casi in cui:

• la Segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al Segnalato (c.d. Segnalazione in “mala fede”) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi di legge;
• l’anonimato non sia opponibile per legge (es. indagini penali, ispezioni di organi di controllo, ecc.);
• nella Segnalazione vengano rivelati fatti e/o circostanze tali che, seppur estranei alla sfera aziendale, rendano opportuna e/o dovuta la segnalazione all’Autorità Giudiziaria (ad es. reati di terrorismo, spionaggio, attentati ecc., vedasi artt. 333, 364, 709 c.p.)

Il Comitato Whistleblowing della Società del Gruppo interessata dalla segnalazione cura gli  approfondimenti, avvalendosi delle funzioni competenti sulla base dell’oggetto della segnalazione stessa.

Il Comitato Whistleblowing di ogni singola Società del Gruppo Poste Italiane è costituito da un Presidente esterno alla Società del Gruppo, scelto tra personalità di comprovata esperienza e competenza, da un rappresentante della funzione di Poste Italiane CA/GRG/P231 e da un rappresentante della Società del Gruppo individuato tra le funzioni non operative della stessa.

La Segreteria tecnica del Comitato Whistleblowing, unica sia per Poste Italiane che per le Società del Gruppo, è gestita dalla Funzione Controllo Interno di Poste Italiane.

La segnalazione viene presa in carico nella prima riunione utile del Comitato Whistleblowing.

• inoltrata: la segnalazione è stata acquisita dal sistema portale whistleblowing;
• n lavorazione: sono in corso di svolgimento le attività di analisi, istruttoria e valutazione della segnalazione;
• richiesta chiarimenti: vengono chiesti (tramite portale) chiarimenti e/o ulteriori dettagli sui fatti segnalati necessari per proseguire l’iter di lavorazione della segnalazione;
• reindirizzata: la segnalazione, relativa a reclami su prodotti/servizi del Gruppo Poste Italiane, phishing e truffe esterne (non rientranti nelle fattispecie di violazioni previste dalla “Linea Guida Whistleblowing” del Gruppo Poste Italiane), è stata inviata alle funzioni aziendali competenti;
• rigettata: la segnalazione non può essere lavorata, in quanto priva degli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza e l’oggettività;
• chiusa: le attività di ricezione, analisi preliminare, istruttoria e valutazione della segnalazione sono state completate e la stessa viene archiviata con esito di “fondatezza” o di “non fondatezza”.